Estoy de vacaciones, he recibido unos 30 correos. En días normales no es raro superar la centena. Esto, junto con las llamadas, interrupciones y el exceso de reuniones son los principales enemigos de nuestra productividad.
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| fuente: bowiesongs.wordpress.com |
He intentado varias veces mejorar mi productividad y siempre vuelvo a lo mismo: Getting Things Done (GTD) de David Allen. Es efectivo pero su principal dificultad es que supone un cambio radical de hábitos.
En este momento llevo 3 meses aplicando una versión simplificada para gestionar el correo. Estoy muy satisfecho, ¿será este intento el definitivo?
En su archifamoso "Ashes to Ashes" David Bowie nos dice: "My mother said: To get things done You'd better" ... Use Getting Things Done
No, realmente es "To get things done You'd better not mess with Major Tom". Muchos relacionan estos versos con dejar el pasado y las drogas pero ese camino daría para un post totalmente diferente. Volvamos con David Allen !!!
EL TRABAJO DEL CONOCIMIENTO
En el trabajo del conocimiento la cantidad de tareas a realizar se hace infinita. Si no eres consciente de ello la realidad acabará por superarte.
No existen límites ni físicos ni temporales. Nuestras tareas surgen, cambian, desaparecen, priorizan, des-priorizan a un ritmo difícil de gestionar y que puede llevarnos a la confusión y estrés.
En entornos internacionales o 24x7 sales de la oficina con una sensación de razonable control y antes de acostarte todo ha cambiado. Te levantas y de nuevo ha cambiado. Esta situación puede llevarte a una sensación de descontrol y estrés que dificultará tu productividad.
Allen nos propone un mecanismo para mantener un estado de calma que nos permita reaccionar con un flujo constante. El objetivo es mantener el control y evitar reacciones por encima o por debajo de lo necesario porque esas reacciones nos hacen perder el control y generan ineficiencias.
Allen nos dice:
"Have a mind like water - one that responds perfectly to what is right in front of it."
SE GESTIONAN LAS ACCIONES, NO EL TIEMPO
Getting Things Done no se centra en gestionar el tiempo o la información sino las acciones. Controlando las acciones controlamos qué hacemos con nuestro tiempo y con la información.
Gestionando las acciones logramos el avance de las tareas incluso en aquellos casos en los que parece que no hay tiempo para la tarea completa.
En ocasiones, cuando consideramos no tener tiempo para algo, lo que en realidad sucede es que no sabemos por dónde empezar.
EL PROCESO
El siguiente diagrama describe el proceso a seguir aplicando GTD:
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| fuente: http://gtdportal.pbworks.com/ |
A continuación explicaré cómo entiendo los pasos descritos en el diagrama.
REGISTRARLO TODO !!!
Para mantener ese control una de las claves es evitar depender de nuestra mente para recordar las tareas o compromisos que surgen y se modifican. El hecho de que estén en nuestra mente nos genera estrés por olvido, por acordarnos de ellos fuera de tiempo, etc. Allen nos propone:
- Registrarlo en algún soporte (libreta, correo, etc.) Recomiendo: evernote y/o outlook
- Decidir qué debemos llevar a cabo y qué no
- Revisar periódicamente el soporte
De esa forma no debemos preocuparnos de recordarlo, sí de ejecutar lo necesario. Esto evita que tengamos asuntos abiertos en nuestra mente que aparezcan de forma recurrente.
Allen propone utilizar una única bandeja de entrada, un único registro al que lleguen todas nuestras acciones y compromisos profesionales y personales.
ARRANCAR LA CADENA
La cadena de montaje empieza con el procesado de las tareas. Cada elemento se procesa de forma secuencial, uno a uno y jamás se vuelve a poner un elemento en la bandeja de entrada.
Todo lo que esté en la bandeja de entrada debe ser procesado siguiendo los siguientes pasos:
1. Entender de qué se trata
2. Identificar si requiere un acción (actividad física y visible) preguntándonos:
- ¿Se puede descartar? Se envía a la “basura”
- ¿Puede requerir una acción futura? A la“incubadora”
- ¿Tiene alguna información importante? Para “referencia"
- Si requiere un conjunto de acciones, se considera un “proyecto”.
3. Si requiere una única acción debemos actuar de la siguiente forma:
- ¿Puedo hacerla en 2 minutos? En ese caso a hacerla YA !!!
- ¿Depende de otras personas?, ¿puedo delegarla? La ponemos en “waiting for”
- ¿Puedo planificarla para el futuro? Al “calendario”
- Si no se cumple ninguna de las anteriores la incluyo en mi lista de “next actions”.
ORGANIZAR LAS ACCIONES
Las acciones deben quedar organizadas en carpetas o directorios independientes, programadas en el calendario, etc. Durante su procesamiento las entradas quedarán como mínimo agrupadas en:
- Proyectos
- Información de referencia
- Calendario
- Lista de “Next actions”
- Lista de “Waiting for”
- Lista “Incubadora”
Además en “Next actions” podemos incluir información del contexto (¿qué necesitamos para hacerla?, ¿dónde se puede hacer?, etc). El objetivo de esta información es aprovechar cualquier momento disponible para ejecutar las acciones sin tener que buscar las más adecuadas.
Por ejemplo, una llamada de teléfono podemos hacerla con un móvil desde un aeropuerto pero la revisión de un documento complejo puede requerir un ordenador y un lugar de mayor concentración.
REVISAR
El objetivo de la revisión es asegurarnos de que estamos haciendo lo que tenemos que hacer y no lo contrario. Da fiabilidad al método y, sobre todo, nos proporciona confianza en él.
Diariamente deberíamos revisar las tareas en el calendario y las acciones pendientes a corto plazo.
Además, Getting Things Done propone reservar un tiempo al final de la semana en el que concentrarnos en esta revisión semanal dado que en ese momento:
- Recordamos lo sucedido durante la semana
- Si tenemos que gestionar algo antes del fin de semana, todavía estamos a tiempo
- Nos permite arrancar el fin de semana con la mente más tranquila y calmada
HACER
Sobre todo, no nos olvidemos de HACER !!!
GTD te proporciona una herramienta para clasificar acciones pero no las realiza por ti. La buena noticia es que si has clasificado bien las tareas te ayuda a ejecutar en cada momento las acciones más adecuadas en función de su contexto (llamada, análisis, etc.), el tiempo disponible, las capacidades (energía en ese momento) y prioridad.
Y a ti, ¿te preocupa tu productividad?, ¿qué aplicas para mejorarla?
REFERENCIAS
- Getting Things Done - The Art of Stress Free Productivity. David Allen, 2001
- http://gtdportal.pbworks.com/
DAVID BOWIE
Imposible decir nada más de Changes Bowie. Un mito, un héroe y un villano, el más hortera y el más elegante. 45 años en la cumbre dan que cada uno encuentre en Bowie lo que busque. Así es Sir (ah!, no!, que rechazó el título ...) David Bowie.
Os dejo con el sorprendente vídeo de 1980 "Ashes to Ashes", todo un clásico cuya letra he utilizado en el título de este post (mis disculpas a ambos David).
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