La MATRIZ DE EISENHOWER (1 lección de eficiencia por Fito & Fitipaldis)

¿Conoces la Matriz de Eisenhower? 

Fito&Fitipalids en directo (Santander 2009)
(fuente: manerasdevivir.com)

Fito Cabrales, SÍ la conoce: 

 “Ojalá me hubiera dado cuenta antes.
No siempre lo urgente es lo importante.  

Tal vez son las brujas, tal vez el destino.
Yo siempre me pierdo en el mismo camino.”

(Extracto de  “A la luna se le ve el ombligo” del disco “Los sueños locos” de Fito y Fitipaldis)

La matriz de Eisenhower es una técnica muy común para priorizar tareas en función de su urgencia e importancia. 

Es interesante la separación de los 2 conceptos.

URGENTE

Urgente implica temporalidad.

Cuando pienses en URGENTE piensa en las consecuencias de no hacer la tarea a tiempo: ¿sigue teniendo sentido?, ¿cuánto empeora su resultado?

Por ejemplo, mañana lunes quiero ir al concierto de Lila Downs y todavía no tengo entradas: tengo una urgencia. Si no las compro el lunes antes de las 20:00 (hora a la que empieza el concierto), ¿vale la pena comprarlas?

IMPORTANTE

La IMPORTANCIA de una tarea la determinan tus intereses y tus objetivos, nada temporal. Las tareas importantes tienen relación con:

• TUS ASPIRACIONES: Se trata de tus objetivos o sueños. Por ejemplo: aspiras a ser un gran guitarrista por lo que es importante que practiques. 

• TU AUTOESTIMA: Se trata de las tareas relacionadas con tus áreas de especialización, aquellas en las que eres especialmente bueno. Por ejemplo, prepararte para tocar en el mismo recinto en el que han tocado tus ídolos es algo que te refuerza. Ese concierto refuerza tu orgullo y autoestima por lo que practicar para ello es importante para ti.

• EVITAR ALGO NEGATIVO: Se trata de evitar las connotaciones negativas de no hacer esa acción. Por ejemplo, si no te preparas bien el repertorio harás el ridículo. Como no quieres que eso pase, practicar ese repertorio es importante para ti. 

Siguiendo con este ejemplo, probablemente entender la Matriz de Eisenhower sea una tarea no importante para nuestro guitarrista porque no está alineado con sus aspiraciones, no refuerza su autoestima y no conocerla no le provoca una consecuencia negativa.

Por acabar con el ejemplo, si nuestro guitarrista tiene una prueba con un grupo que admira, practicar será importante (aspiración). Si además, la prueba es la semana que viene practicar las canciones de esa banda se convierte en algo urgente.

No hay relación directa entre URGENTE e IMPORTANTE.

LA MATRIZ DE EISENHOWER

Fito Cabrales no fue el primero.

Quizás te sorprenda pero mucho antes existió un tal Eisenhower (general y político que llegó a presidente de USA) a quien se le atribuye la frase:

“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”

De ahí que a la matriz de decisión que tiene en cuenta estas 2 propiedades (urgencia e importancia) se le llame matriz de Eisenhower.

La matriz define la urgencia en el eje horizontal y la importancia en el vertical. Crea cuatro cuadrantes:

Matriz de Decisión o Matriz de Eisenhower

• Cuadrante 1. Lo IMPORTANTE y URGENTE

• Cuadrante 2. Lo IMPORTANTE y NO URGENTE

• Cuadrante 3. Lo NO IMPORTANTE y URGENTE

• Cuadrante 4. Lo NO IMPORTANTE y NO URGENTE

Y propone las acciones a tomar en cada caso.

Empecemos por los casos extremos en los que seguro que estamos de acuerdo:

• Cuadrante 1. URGENTE e IMPORTANTE: Ya estás tardando !!!  Deja lo que estés haciendo si no quieres tener problemas.

• Cuadrante 4. NO URGENTE y NO IMPORTANTE: No pierdas el tiempo, esta tarea no vale la pena.

Otro en el que no hay discusión es:

• Cuadrante 2. NO URGENTE e IMPORTANTE: En este caso tienes tiempo para organizarte pero debes asegurarte de que lo cumples, según tu criterio, hacerlo ES IMPORTANTE !!!

Finalmente dejamos el grupo que genera más debates:

• Cuadrante 3. URGENTE y NO IMPORTANTE: En este caso lo ideal es que busques la persona para la que esta tarea puede ser importante y DELEGUES en ella. Por ejemplo, para un director la revisión con un cliente de un proyecto concreto puede no ser importante mientras que para el responsable de ese proyecto (mucho más focalizado) esa revisión es importante. Si no encuentras a nadie para quien sea importante, plantéate también si vale la pena.

Esta matriz la popularizó Stephen Covey en su archi-famoso “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

Su aplicación tiene un riesgo: asegúrate de que no todo es urgente. Es necesario trabajar en lo importante para avanzar en los objetivos a largo plazo y prevenir las urgencias.

El exceso de urgencias puede quemarte.

¿CÓMO APLICARLO?

Si tienes varias tareas que priorizar, puedes aplicar la matriz de Eisenhower en 4 sencillos pasos:

• Dibuja tu matriz

• Lista todas las tareas fuera de la matriz

• Clasifícalas SÓLO POR URGENCIA. No las copies a tu matriz porque entonces estarías evaluando la imporancia. En este punto debes tener en cuenta la urgencia exclusivamente.

• Clasifícalas SÓLO POR IMPORTANCIA. Ahora ya puedes pasarlas a la matriz, ya tienes la urgencia y la importancia.

El resultado es que ya sabes qué debes hacer con cada una de tus tareas.

Dwight D. Eisenhower
(fuente: Wikipedia.org)

Ojo: la importancia y urgencia no son permanentes. Si repites el mismo ejercio sobre las mismas tareas una semana más tarde es probable que el resultado sea diferente. El caso más habitual: algo que hace una semana no era urgente, ahora ha pasado a serlo.

¿Qué opinas?, ¿utilizas este o algún otro método de priorización?

Por cierto, a Eissenhower se le atribuyen cientos de frases célebres entra las que me encanta:

“Plans are nothing;  planning is everything. ” 

(esta da para un libro de gestión IT ella sola).

REFERENCIAS

• Time Management & Productivity. Splativity Project.
• El pequeño libro de las grandes decisiones. Mikael Krogerus, Román Tscháppeler. 
• Los 7 hábitos de la gente altamente eficiente. Stephen Covey.

FITO CABRALES

Fito Cabrales ha sido cantante y guitarrista de "Platero y Tú" y "Fito y Fitipaldis". Son 2 etapas totalmente diferentes siendo la segunda la que le ha proporcionado el mayor éxito comercial.

Además, en 2001, fue protagonista de una pequeña joya oculta del rock español: "Poesía Básica" de "Extrechinato y tú". En este grupo se unen los Platero de Fito con los Extremoduro de Robe Iniesta para poner música a la poesía "rural" y comprometida de Manolo Chinato.

Os dejo "A la sombra de mi sombra" de Extrechinato y tú, disfrutadlo: